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大數據時代下,企業為了提升工作效率、節省工作流程,以及降低營運成本,開始導入相關流程系統(如:Workflow、BPM),想藉此簡化業務流程,掌握企業營運的每個進程,但很多人都難以說明 Workflow 和 BPM之間的主要區別,究竟 Workflow 與 BPM 兩者之間的差異是什麼?企業又該如何選擇呢?
什麼是Workflow?
Workflow (工作流程)係指企業內部發生的單一業務從起始到結束,由不同部門、崗位一起完成所需要的工作流程,是特定、且獨立的任務。簡單來說,Workflow是一個輸入至輸出的過程。
以請購資訊設備為例,當資訊部門需要一台筆電作為辦公使用,於是填寫了請購單,上陳經理與協理審核後,再交由採購部門,這就是一個工作流程。採購部門請廠商報價、請款、採購到交貨等等,這些處理程序又是各自的工作流程。
什麼是BPM?
BPM(Business Process Management,企業流程管理)主要是解決企業內部的流程管理問題,目的是要確保執行的結果及效率,所以更加注重流程監控、訊息通知、數據收集、報表產出等多項作業,才能有效掌控企業整體的營運流程。
前述的資訊設備請購的過程,到最後採購、交貨、費用攤提等,將這些相關的工作流程都串連起來,然後確保可以順利如期的收到商品,就是公司營運的一個業務流程。
Workflow 與 BPM 之間的相似處
協助企業達成無紙化目標
協助企業簡化工作、提高效率
減少企業在流程上出錯的情況發生
可以運用在大多數產業中
可用於各種類型的業務和組織流程
Workflow 與 BPM 之間的差異
Workflow 注重單一流程效率;BPM 則是著重在整個業務流程
Workflow 較關注個人績效目標;BPM 則重視企業整體的戰略目標
Workflow 專注於任務的最佳化;BPM 則專注於流程的改善
Workflow 較簡單好上手,但限制了其發展空間,可擴展性較差,無法滿足複雜業務的需求;BPM 雖為複雜,需要許多技術來支撐,但擁有更多強大且靈活的功能,可擴展性佳,可隨著企業的發展而擴大
Workflow 是 BPM 的一部分,但反之則不然
Workflow 與 BPM 該如何選擇
如果公司的業務量不大,只需要有個平台可以快速建立簡易的表單以及簡單的流程,讓工作項目可以各自達成目的的話,可以選擇相對簡單、不複雜的Workflow系統。反之,若公司規模較大、業務量多且複雜,會需要有完整的表單欄位功能,設計出專業的表單;流程複雜度較高,需有條件判斷才能執行;想要將相關的工作流程串連一起,才能達到企業營運之目標,則可以選擇使用BPM系統,解決企業營運流程上的各種難題。
因為每個企業的狀況皆不相同,對於選擇 Workflow 還是 BPM 沒有絕對的標準答案,所以無論最終採用的是哪種系統,只要與企業的目標方向一致,即是正確的選擇喔!
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