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遠距辦公如何有效管理?4 大技巧揭密

2020 年爆發 Covid-19 ,因蔓延快速,使我們的生活遭受巨大影響。以上班族為例,原本朝九晚五的工作型態為因應疫情政策,多數企業皆執行遠距辦公的營運模式,病毒流行至今雖已逐漸趨緩,但為了能夠更彈性的配合政府未知的政策,未來「混合辦公模式」將成為新常態。

遠距辦公型態對企業主來說是一大挑戰,除了無法掌握員工的工作狀態,以及線上溝通難以接收員工實際的語氣與心情等等,最重要的還是所有職務是否都可以進行遠端辦公,為了能夠順應世代以及應變難以預期的未來變化,這裡整理了遠距辦公管理的 4 大技巧。

4 大遠距辦公管理技巧大公開

1. 轉型:數位化提高員工工作效能

人們因疫情漸漸地改變了原有工作模式,數位化工作型態已是大勢所趨,面對遠距辦公的轉變,企業主應規畫將數位科技導入組織內部,強化原有流程、結構和管理。像是許多企業現階段導入線上會議系統,譬如 Zoom、Google Meeting ;或是將傳統紙本表單線上化,譬如導入EZoForm智慧表單等等…,不僅讓員工在家辦公時能完成上級所交代的任務,也加速提升企業在市場上的競爭力。

2. 信任:團結一心的力量就是信任

因為遠距辦公無法掌握員工的工作狀態,許多管理者擔心員工是否是三天打魚,兩天曬網,建議可以規劃短期的工作目標,讓員工按表操課,並在期間結束後做線上檢核,這樣可以清楚知道員工在家是否真的有在工作,只要可以完成交辦任務,那其餘的建議可以選擇相信員工,畢竟對員工來說,居家辦公通常享有更多的自主權及更好的工作與生活平衡,這或許是一件有利無弊的事情。

3. 對待:真誠對待創造員工歸屬感

想要讓團隊之間產生歸屬感,管理者是最主要的推手,真心地去關心每一位員工,花時間認識與瞭解員工的生活及工作狀況,將閒話家常當作平常與員工之間的相處模式,就算是遠距辦公,也可以關懷對方是否需要協助,讓彼此之間不再嚴謹、拘束,然以誠待人,視員工如親,建立橫向的領導力。

4. 溝通:整理思緒後做有效的溝通

多數人認為透過通訊軟體溝通的方式難以接收到正確的訊息,無法像面對面談話一樣,可以清楚知道對方說話的語氣、心情,以及交付的事項。但其實管理者只要將須告知的訊息與任務整理清楚,並且調整思緒後再進行線上溝通,千萬不要讓情緒影響與員工的談話,這樣就能做到最有效的遠距交流。




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