top of page
背景

​功能情境示意

EZoForm功能情境背景

讓您更瞭解每項功能在工作中
可以解決的事情以及其最大特色!

響應網頁

RWD響應式網頁

情境背景

RWD

當出差外地、拜訪客戶需要立即查詢表單文件;或是請假在家時,一份緊急文件需要馬上簽核,除了沒有電腦可以使用外,表單在不同裝置上所呈現的畫面可能又難以操作,在沒有進公司的情況下該怎麼審閱文件呢?

完美解決

表單只要設計一次,支援三種(PC、PAD、手機)螢幕排版,提供自適應網頁設計,當您手邊沒有電腦時,即可透過 PAD 或手機即時瀏覽表單文件及簽核,減少您在使用上的縮放、平移和捲動等操作行為,提供您最佳的視覺體驗,也讓您不進公司就可順利辦公。

表單設計

​表單自由設計

情境背景

當腦海中已經有表單規格畫面,但是卻需要使用 Excel、Word 編輯才能完成一張申請單,每個欄位的大小又難以調整一致,而同仁在操作填寫時又容易變動到表單規格,要怎麼樣才能快速呈現在電腦畫面上呢?

完美解決

直觀化的現有格式套用設計,彈性排版讓您快速完成一份專業表單,不僅可複製其他表單設計規格,直接調整成您所需要的,設計中還可以預覽表單呈現的模樣,節省使用桌面工具自行編輯表單的時間,也降低被修改的風險。

表單自由設計
流程設計

​自定義流程

情境背景

專案申請流程

每張表單的送審都有其流程關卡,有十張申請單就需要記憶十種簽核流程,若有關卡遞送錯誤,像是項目提案申請,其中應先遞交協理審核同意,再遞給董事長特助確認,但卻直接傳給董事長審閱。這種錯誤如果不避免,公司內部作業流程將會亂成一團。

完美解決

賦予每張表單擁有屬於自己的自動化流程!利用 EZoForm 流程設計,彈性定義表單的簽核關卡,簡單的拖拉設定,讓系統輕鬆掌握簽核流程,省下自行記憶傳送的流程,也避免遞送錯誤的風險。

附件上傳

​上傳各式附件

情境背景

當一份採購單需要送簽時,連同供應商的資料以及廠商提供的報價單都需要一次附上,但好幾頁的文件不僅浪費紙張,如果不小心遺失了,更會造成同仁之間的誤會以及重要資訊的走漏,需要很小心才能萬無一失。

完美解決

重要文件不管是電子檔或是紙本掃描成檔,只要將附件直接上傳至線上送簽的表單裡,方便快速又不怕遺漏,各關卡的審閱者也能自行增添需附加的檔案,讓一份申請表單能更完整的呈現必要的內容。

附件上傳
全文檢索

輕鬆全文檢索

全文檢索

情境背景

與客戶接洽合作事宜時,需要前次的相關資料(如:報價單),花了好多時間在茫茫資料海中尋找才順利找到,但卻已經影響與客戶間的聯繫時間,讓客戶對公司的效率觀感下降,而就快到手的 case 也溜走了,好失望!

完美解決

利用關鍵字搜尋的方式讓您尋找表單文件快狠準!全文檢索會對您經手過的所有表單文本中的每個字以及詞進行索引,精準地列出含有關鍵字的表單,不需 3 秒的時間就能快速獲得您所需要的資料,大幅提升了尋找資料的速度!

快速傳閱

​快速傳送閱覽

情境背景

如果要讓其他同仁瀏覽簽核完的表單文件,需要列印出來才可以送到對方手中,但若對方不在公司時,就無法立即查看,這樣不僅浪費紙張又浪費時間,要怎麼做才能改善呢?

完美解決

快速傳送閱覽

只要簽核完畢的表單都可以按下「傳閱」功能,直接從系統中傳送至對方的傳閱匣中,省時又快速的做法,不再擔心無法即時提供對方所需要的文件,而每次的傳閱都有其歷史紀錄,也避免重複傳送的問題。

訊息通知

自動化多元通知

情境背景

當手邊工作繁雜時,經常遺忘還有表單文件需要審核,文件還有可能沉沒在資料堆裡……。時間一再拖延,導致須在期限內完成的簽核又給耽誤了,而老闆與同事給的關切更感到壓力好大,如果有通知簽核的訊息,就不會忘記了!

完美解決

當表單按下「送出」的同時,系統即刻自動利用 Email 以及 Line 通知須要簽核的人,不須口頭通知,也不必在致堆中尋找須審核的文件,點擊通知訊息,就可開啟線上表單進行簽核,短短幾秒鐘的時間,表單直接傳至下一關。

多元通知
組織整合

整合組織資料

情境背景

在定義每張表單的流程順序時,還要自行設定同仁之間的階層關係,如果有新進職員或是離職同仁,需逐筆新增及刪除其組織資料,才不會誤跑流程,造成表單傳送錯誤,無人簽核的情形發生,怎麼做才能萬無一失呢?

完美解決

當公司 ERP 中的組織資料匯入簽核流程中進行整合,就不會有遺漏、錯發的問題發生!不必再逐筆增減及再三確認,由系統自行整合完整的簽核階層關卡,流程進行依照原系統的階層關係安排,輕鬆完成一份表單的簽核流程。

組織階層圖
匯出檔案

匯出Excel統計

情境背景

當老闆需要每個月的採購金額總計,或是月底要做報告時,需自行統計所需期間的數字並整理成報表,至少要花兩天的時間,甚至更久才能完成,如果粗心造成數字輸入錯誤,影響公司營運,那一切就將毀於一旦!

完美解決

在 EZoForm 中利用「表單分類」以及「日期範圍」的設定,直接將歷史資料轉成 Excel 檔並下載,而匯出檔案中的表格呈現一目瞭然,直覺操作統計的畫面,不須一整天的時間就可迅速完成老闆所需要的資料!

匯出Excel
用戶同步

自動同步使用者資料

情境背景

當有新進人員需要新增員工資料,或是有離職人員需要刪除其資料,都需要手動更新系統內的使用者資訊,那如果一次需要更新 10 筆以上,還要耗費多少時間才能完成呢?

完美解決

當 ERP 系統中的員工基本資料串接至 EZoForm 系統後,定時啟動更新資訊,如 ERP 系統內有人員異動, EZoForm 將會自動並同步更新使用者資料,不必再逐筆手動key in,也降低了資料錯誤的風險。

自動同步
事件整合

​整合簽核事件

情境背景

在採購申請的簽核流程中,若簽核關卡需要公司與供應商這一整年所採購的總金額,才能繼續流程的走向與結果,難道需要另外到 ERP 系統抓數字統整,再來安排這份採購單的簽核流程嗎?

完美解決

Flow Web Hook 的功能就可以達成您想要的結果!當 EZoForm API 允許每個關卡簽核後,就會立即觸發關卡所需要的外部系統(如:ERP)資料,執行需要商業邏輯的程式,引導簽核流程的走向與結果,達成自動化高效率的事件整合。

整合簽核事件
bottom of page